 |
 | ||
Aan: * burgemeester E.M. d'Hondt,
lid/voorzitter College B&W
* de heer R. Essers
RAPPORT VAN BEVINDINGEN
Nijmegen, 22 december 1997
Geachte burgemeester,
Geachte heer Essers,
Naar aanleiding van de bij de Gemeentelijke Ombudsman bij brief
van 14 maart 1997 door de heer Essers ingediende klacht over
gedragingen van je burgemeester als voorzitter van de raadscom-
missie Algemene Zaken, i.c. diens wijze van omgaan met de door
de gemeenteraad aan de commissie Algemene Zaken ter behandeling
doorgezonden brief van de heer Essers van 28 mei 1996 aan de ge-
meenteraad, is een klachtonderzoek ingesteld.
Ingevolge artikel 14 van de Verordening op de Gemeentelijke Ombuds-
man, dient de Ombudsman,alvorens het onderzoek te beeindigen, zijn
bevindingen schriftelijk mee te delen aan degene over wiens gedra-
gingen is geklaagd en aan de klager. Beiden dienen daarbij in de
gelegenheid gesteld te worden zich binnen een aangegeven termijn
omtrent deze bevindingen te uiten.
Hierbij treft U het rapport van bevindingen aan. Anders dan het
college van B&W naar aanleiding van de klacht in eerste instantie
heeft gedaan, is de feitelijke gang van zaken die aanleiding is
geweest tot de klacht, wél onderzocht. Daarnaast zijn er bevindin-
gen weergegeven met betrekking tot de wijze van handelen van het
college naar aanleiding van de klacht in eerste instantie, t.w. het
besluit tot niet in behandeling nemen van de klacht. U wordt bij deze
in de gelegenheid gesteld u te uiten omtrent de bevindingen. Gezien
de aard er van meent de Ombudsman dat met een korte reactietermijn
kan worden volstaan. De reactietermijn sluit op maandag 29 december.
Wanneer op die dag van u geen reactie zal zijn binnengekomen (het-
zij schriftelijk,hetzij telefonisch 3.29.22.95)* wordt aangenomen
dat er geen aanleiding voor reactie is gevonden.
Met de verwerking van eventuele reacties (en eventueel daardoor
noodzakelijk geworden nader onderzoek) zal het klachtonderzoek af-
gesloten zijn. Dan zal een eindrapport worden opgemaakt waarin ook
het oordeel van de Ombudsman over de klacht wordt weergegeven. Dat
eindrapport zult u beiden ontvangen, en zal eveneens worden toege-
zonden aan het College van B&W en voor de gemeenteraadsleden ter
inzage worden gelegd.
| |||
Met vriendelijke groeten, w.g. J.Th. de Zeeuw Gemeentelijke Ombudsman Nijmegen. *) hetzij per fax: 329.22.92 |
 | ||
|
|
|
|
Rapport van bevindingen ex art. 14, lid 1 Verordening op de gemeentelijke Ombudsman |
| ||
| |||
| document2 | | ||
|
|
|
|
| vervolgvel 1 |
GEDRAGINGEN waarop de klacht betrekking heeft.
De gemeenteraad heeft in zijn vergadering van 12 juni
1996 -in afwijking van het categoraal behandelings-
voorstel en specifiek behandelingsadvies van het col-
lege van B&W - besloten een brief van de heer Essers
d.d. 28 mei 1996 aan de gemeenteraad inzake verlaging
van leges gemeentebladen tot feitelijke kostprijs van
copieren, digitale externe verstrekking van de gemeen-
tebladen en het aanbieden van gemeentebladen op Inter-
net, en het z.i. onbevredigend standpunt terzake van
het College van B&W in diens brief van 20 mei 1996 in
antwoord op eerdere brieven aan dat College van 31 ja-
nuari en 26 april 1996, op de concept-agenda van die
raadsvergadering geplaatst als ingekomen stuk D.5.,
te plaatsen onder categorie B voor behandeling in de
commissie Algemene Zaken.
Categorie B van de ingekomen stukken heeft het cate-
goraal behandelingsvoorstel: Aan de orde te stellen in
de eerstvolgende vergadering van de desbetreffende com-
missie, uitgaande van competentie van de Raad terzake.
Het aan de orde stellen dient zoveel mogelijk aan het
begin van de commissievergadering te geschieden, met
vooraf bericht aan de betrokken briefschrijvers.
1. De voorzitter van de commissie Algemene Zaken heeft de brief
niet geagendeerd voor de eerstvolgende commissievergadering
(27 juni) maar pas voor de daaropvolgende commissievergade-
ring (12 september). De brief is niet aan het begin van de
vergadering aan de orde gesteld, maar als punt 13 geagendeerd.
De briefschrijver heeft niet vooraf bericht gekregen.
Aan de agendering op de commissievergadering van 12 septem-
ber is door de voorzitter van de commissie een behandelad-
vies/voorstel toegevoegd, identiek aan het specifiek behan-
delingsadvies van het college van B&W bij de agendering op
de raadsvergadering van 12 juni, t.w.:
"De Raad heeft op 12 juni 1996 besloten de brief van de
heer Essers voor behandeling door te zenden naar de Com-
missie Algemene Zaken. Ik stel u voor in te stemmen met
het standpunt van het college zoals verwoord in zijn
brief van 20 mei 1996, onder aantekening dat het huidige
internet-experiment financieel, inhoudelijk,organisato-
risch en technisch wordt geėvalueerd en dat in het kader
daarvan ook wordt bezien of en zo ja onder welke voor-
waarden het gemeenteblad op Internet kan worden aangeboden.
Ook het anderszins digitaal aanbieden van (o.a.) het ge-
meenteblad is thans voorwerp van studie, die binnenkort tot
besluitvorming leidt."
De briefwisseling met de heer Essers inzake gemeentebladen
en de jongste ontwikkelingen terzake gaven de meest betrok-
ken ambtenaren aanleiding tot het doen uitgaan van een me-
morandum "Aan de leden van de Commissie Algemene Zaken" met
aanvullende informatie. Daarin wordt gesteld dat het stand- |
| vervolgvel 2 |
punt van het college zoals verwoord in de brief van 20
mei 1996 indertijd wel correct was,maar inmiddels was
achterhaald door de Jongste ontwikkelingen.
2. De leden van de commissie Algemene Zaken hebben het memoran-
dum van 10 september niet toegezonden gekregen, noch is het
hen uitgedeeld ter vergadering op 12 september, noch zijn zij
vóór of tijdens de vergadering over het bestaan en de inhoud
van het memorandum ingelicht.
Het verslag van de vergadering van de commissie Algemene
Zaken van 12 september is bij dit agendapunt uiterst sum-
mier: "De commissie gaat met het voorstel van B&W akkoord".
Dit was aanleiding voor de heer Essers (die bij de vergade-
ring aanwezig was geweest) om op 30 oktober 1996 (nog vóór
de vergadering van de commissie waarin de notulen van de
vergadering van 12 september ter vaststelling geagendeerd
stonden) een faxbericht "Aan de Raad van de Gemeente Nij-
megen, t.a.v. de commissie Algemene Zaken" uit te laten
gaan, met het memorandum van 10 september als bijlage.
3. De leden van de commissie Algemene Zaken zijn niet in kennis
gesteld van het faxbericht van 30 oktober. Er is niet op het
faxbericht gereageerd.
Het verslag van de vergadering van de commissie Algemene
Zaken van 12 september 1996 is m.b.t. punt 13 ongewijzigd
vastgesteld in de vergadering van 7 november, zoals blijkt
uit het verslag van de vergadering van 7 november, dat
deel uitmaakte van de stukken voor de vergadering van de
commissie van 16 januari 1997.
Het niet reageren op het faxbericht van 30 oktober 1996
en het ongewijzigd vastgesteld zijn van de summiere weer-
gave van de behandeling van de brief van 28 mei 1996 in
de commissievergadering van 12 september brachten de heer
Essers er toe om op 5 februari een faxbericht uit te laten
gaan "Aan de voorzitter van de Commissie Algemene Zaken",
waarin hij zijn verbazing uit dat stukken die voor de com-
missie bestemd zijn deze blijkbaar niet (tijdig) bereiken,
en meedeelt het op prijs te stellen dat het verslag van
12 september alsnog aangepast zou worden.
4. De Burgemeester heeft het op het faxbericht van 5 februari 1997
slechts gereageerd met een kort briefje van 7 februari, inhoudend:
"Zoals u wellicht bekend is,heeft de commissie Algemene Za-
ken inmiddels het verslag van de vergadering van 12 septem-
ber 1997 vastgesteld. Ik zie dan ook geen aanleiding de com-
missie hierop te laten terugkomen."
De heer Essers heeft in het kader van zijn faxcorrespondentie
ontdekt dat er meerdere faxnummers zijn, en dat de lijst zoals
bekend bij het Open Huis niet altijd klopt. Hij voegt aan zijn
klachten toe:
5. Er is sprake van een onduidelijke en verwarrende situatie rond
de verschillende faxnummers. |
| vervolgvel 3 |
INHOUD van de klacht
Zowel in de klachtbrief van 12 februari 1997 aan het college
van B&W als in de klachtbrief van 14 maart 1997 aan de Ombuds-
man formuleert klager te klagen over:
1. de wijze waarop uitvoering is gegeven aan raadsbesluit DS
dd 12 juni 1996;
2. het niet informeren van de commissie Algemene Zaken over
het memorandum van A.A. van Bochove en M. van der Vet
dd 10 september 1996;
3. het niet reageren op diens faxbericht dd 30 oktober 1996;
4. het niet adequaat reageren op diens faxbericht dd 5 febru-
ari 1997;
5. de onduidelijke en verwarrende situatie rond de verschillen-
de faxnummers.
Klager stelt in zijn klachtbrieven en in schriftelijke toelich-
ting bij de Ombudsman dat
ad 1: Als betrokken briefschrijver had hij mogen verwachten dat
gezien het raadsbesluit zijn brief van 28 mei 1996 in de
eerstvolgende commissievergadering Algemene Zaken (27 juni
1996)aan de orde gesteld zou worden en hij in de gelegen-
heid zou zijn die brief dan nader toe te lichten.
Dat dit niet is gebeurd en hem ook niet is meegedeeld
dát dit niet zou gebeuren is jegens hem incorrect.
Dat hem vervolgens niet is meegedeeld dat de brief alsnog
in de commissievergadering van 12 september 1996 aan de
orde gesteld zou worden is jegens hem opnieuw incorrect.
ad 2: Bij de behandeling van de brief van 28 mei 1996 in de com-
missievergadering van 12 september 1996 bleek uit niets dat
de commissieleden kennis zouden dragen van de omstandigheid
dát er een (aan hen gericht)ambtelijk memorandum bestond en
van de inhoud van dat memorandum.
Gezien de voor de behandeling van de inhoud van de brief van
28 mei 1996 uiterst relevante, inhoud van het memorandum is
het niet ter vergadering aan de leden uitdelen van dat memo-
randum jegens hem incorrect.
Het ter inzage gelegen hebben er van (áls dat al heeft plaats-
gevonden) kan niet beschouwd worden als een adequate vorm van
ter kennisbrengen. Het memorandum is gedateerd 10 september; de
commissievergadering vond al op 12 september plaats. Het is
niet alleen de vraag of en hoe de commissieleden hadden kun-
nen weten dat er op zo'n laat moment nog een uiterst relevant
stuk ter inzage was gelegd, het is ook vrijwel onmogelijk dat
zij daarvan dan nog feitelijk kennis van hadden kunnen nemen.
In ieder geval heeft het memorandum niet (ook) ter inzage ge-
legen bij de stukken in het Open Huis, zodat belanghebbende en
belangstellende burgers (waaronder briefschrijver zelf) er in
ieder geval geen kennis van hebben kunnen nemen. Klager acht
dit in strijd met artikel 19 lid 2 annex artikel 91 lid 2 van
de Gemeentewet.
ad 3: Pas bij de in het Open Huis ter inzage liggende stukken voor
de commissievergadering van 7 november kreeg klager kennis |
| vervolgvel 4 |
van de (concept-)notulen van de commissievergadering van
12 september en de uiterst summiere weergave van de ver-
slaggeving van de behandeling van de brief van 28 mei 1996
daarin.
Aangezien die verslaggeving op geen enkele manier aan het
gegeven dát briefschrijver zijn brief (en de reden waarom
hij deze aan de Raad had doen toekomen en niet had volstaan
met een correspondentie met B&W) uitvoerig had toegelicht
en daarbij er al op gewezen had dat het behandeladvies in-
middels al door de feiten was ingehaald en het in de brief
van 28 mei vervatte verzoek inzake digitale terbeschikking
stelling van gemeentebladen en aanbieding op Internet fei-
telijk al was gehonoreerd, en het geformuleerde akkoord-
gaan van de commissie met het behandeladvies van B&W niet
alleen (dan) niet meer in de rede zou hebben gelegen maar
z.i. ook feitelijk niet plaats had gehad, zond klager op
30 oktober een faxbericht aan de commissie met de bedoeling
in ieder geval deze weergave van de besluitvorming van de
commissie bij de vaststelling van het verslag van de com-
missievergadering van 12 september in de commissievergade-
ring te doen aanpassen.
Met het daarbij meezenden van het memorandum van 10 septem-
ber 1996 beoogde hij aan te tonen dat zijn toelichting in
de commissievergadering inhoudelijk ook ambtelijk werd be-
vestigd.
Dat dit faxbericht niet ter kennis gebracht is aan de leden
van de commissie Algemene Zaken en dat zodoende ook toen de
tekst van het memorandum van 10 september onthouden werd,
en dat hij op dat faxbericht geen enkele reactie heeft ge-
kregen acht klager jegens hem incorrect.
ad 4: Pas bij de in het Open Huis ter inzage liggende stukken voor
de commissievergadering van 16 januari 1997 kreeg klager ken-
nis van de (concept-)notulen van de commissievergadering van
7 november en het daarin vervatte ongewijzigd vastgesteld
zijn van de notulen van de commissievergadering van 12 sep-
tember op het bewuste punt in die vergadering van 7 november.
In een faxbericht aan de voorzitter van de commissie van 5
februari laat klager weten verbaasd te zijn dat zijn faxbe-
richt aan de commissie van 30 oktober de commissie blijkbaar
niet heeft bereikten het op prijs te stellen dat het verslag
van 12 september alsnog zou worden aangepast.
De summiere reactie van de voorzitter van de commissie dd 7
februari waarin deze blijkbaar weigert in te gaan op de in-
houd van zijn faxbericht acht klager volstrekt inadequaat.
ad 5: Het faxbericht van 5 februari 1997 werd klager geretourneerd
met de handgeschreven opmerking: gaarne faxen naar het goede
faxnummer voor de burgemeester, te weten ...
Als reactie op zijn verzoek om een lijst met goede faxnummers
ontving klager van de fungerend secretaresse van de burgemees-
ter een lijst met "goede" faxnummers, die echter verschilde van
de met de lijst die hij op dezelfde dag bij het Open Huis ver-
kreeg.
Volgens klager verdient het aanbeveling om het aantal faxnum-
mers van de gemeente tot één terug te brengen. |
| vervolgvel 5 |
INHOUD van de vraag om voorziening tegen de gemeentelijke
klachtafhandeling volgens de klachtverordening.
In zijn brief van 14 maart 1997 aan de Gemeentelijke Ombudsman
stelt klager zich niet te kunnen verenigen met de beslissing
van het college van B&W in diens brief van 12 maart 1997 om zijn
klacht van 12 februari 1997 niet in behandeling te nemen.
Klager acht het gewicht van de onderscheiden gedragingen waarover
hij geklaagd heeft en zijn belang bij e.e.a. wel degelijk zodanig
groot dat een normale klachtbehandeling op zijn plaats was geweest.
Zowel in zijn klachtbrief van 14 maart 1997 als in latere toelich-
ting heeft klager de redenen van zijn verzoek om voorziening nader
uitgewerkt. Hij gaat daarbij tevens in op hetgeen het college in
de beslissingsbrief van 12 maart 1997, buiten formele behandeling
van de klacht, over het door hem in zijn klachtbrief van-12 febru-
ari gestelde heeft opgemerkt.
- dat hij op l2 september 1996 zijn brief van 28 mei 1996 ten over-
staan van de commissie Algemene Zaken heeft kunnen toelichten,
is z.i. geen reden om het feit dat zulks niet (conform het besluit
van de Raad van 12 juni en de regelgeving terzake) al op 27 juni
heeft plaatsgevonden, als afgedaan te beschouwen.
- dat het memorandum van 10 september 1996 althans voor de leden van
de commissie voorafgaand aan de commissievergadering van 12 septem-
ber ter inzage gelegen zou hebben en deze er (dus) kennis van heb-
ben kunnen nemen, doet niet af aan de inhoud van zijn klacht dat
de commissieleden het memorandum feitelijk niet ter kennis is ge-
komen.
- het is onbegrijpelijk dat de voorzitter van de commissie Algemene
Zaken de verslaglegging van de bespreking van de brief van 28 mei
1996 als adequaat heeft kunnen beschouwen en het faxbericht van
klager van 30 oktober heeft menen te kunnen negeren, en de opvat-
ting van het college dat de voorzitter dit vrij stond is z.i.
niet redelijk.
- de stelling van het college dat de grote, zo niet buitensporige
frequentie waarmee klager de gemeente per brief of fax pleegt te
benaderen er toe kan leiden dat er niet altijd uitgebreide actie
op gepleegd wordt en/of daarover mededeling gedaan wordt (zoals
met name in relatie tot zijn faxbericht van 30 oktober)gaat voor-
bij aan het gegeven dat zijn berichten merendeels het gevolg zijn
van niet of niet adequaat reageren op eerdere brieven of faxen.
- het is onbegrijpelijk dat de voorzitter van de commissie Algemene
Zaken ook na ontvangst van het faxbericht van 5 februari 1997 de
verslaglegging van de bespreking van de brief van 28 mei 1996 nog
als adequaat heeft kunnen beschouwen en op dat faxbericht heeft
gereageerd met de mededeling geen aanleiding te zien de commissie
te laten terugkomen op die (onjuist vastgestelde) weergave in het
verslag van de commissievergadering van 12 september 1996, en de
opvatting van het college dat de voorzitter dit vrij stond
is z.i. niet redelijk.
- de stelling van het college dat de nadelen van één faxnummer voor
de gehele gemeente de voordelen overtreffen gaat voorbij aan het
feit dat bij meerdere faxnummers eenduidige registratie ernstig
bemoeilijkt wordt en in concreto ook niet geschiedt. |
| vervolgvel 6 |
Klager onderstreept hetgeen hij reeds bij zijn initiėle klacht van 12 februari bij het college heeft gesteld, dat hem het mees- te stoort in de wijze waarop de voorzitter van de commissie Al- gemene Zaken is omgegaan met zijn brief van 28 mei 1996, dat zijn kritische kanttekeningen niet die aandacht krijgen die ze z.i. verdienen. De in de beslissingsbrief van 12 maart 1997 opgenomen passage "Ons college probeert zoveel mogelijk nota te nemen van uw opmerkingen als die op een zinnige manier attenderen op zaken die verbetering behoeven" is klager niet geheel duidelijk. Teveel en te vaak wordt er in zijn ogen te weinig of niets met zijn op- merkingen gedaan. Het gemeentebestuur -en in het bijzonder de burgemeester- geeft er z.i. bij herhaling blijk van geen bood- schap te hebben aan zijn inbreng als belanghebbend en belang- stellend burger. Dat het college gemeend heeft zijn klacht van 12 februari 1997 niet in behandeling te (hoeven) nemen omdat het gewicht van de betrokken gedragingen en het belang van klager bij e.e.a. (kennelijk) onvoldoende zou zijn, doet z.i. onrecht aan de positie van klager in diens actief burgerschap. |
| vervolgvel 7 |
ONDERZOEK De Ombudsman heeft de klacht van 14 maart 1997 ter kennis ge- bracht aan de voorzitter van de commissie Algemene Zaken en om diens standpunt verzocht. De voorzitter van de commissie Alge- mene Zaken heeft daarvan geen gebruik gemaakt. Evenmin heeft hij nadere relevante informatie gegeven. In de verdere loop van 1997 zijn deze verzoeken op verschillende wijzen herhaald, met hetzelfde resultaat. Gebleken is dat de burgemeester van mening is dat de Verordening op de Gemeentelijke Ombudsman (evenals trouwens de Klachtenverordening) op het punt van de bevoegd- heid van het doen van onderzoek naar en het geven van een oor- deel over klachten met betrekking tot Gedragingen van de burge- meester ook buiten diens wettelijke taken als zelfstandig be- stuursorgaan c.q. voorzitterschap van de gemeenteraad, i.c. dus als lid van het college van B&W en uit dien hoofde voorzitter van de raadscommissie Algemene Zaken, onjuist c.q. onwenselijk is. De Ombudsman heeft in enig stadium de politieke discussie hierover willen afwachten alvorens het onderzoek af te ronden, uitgaande van de mogelijkheid dat de Raad de Verordening op de Gemeentelijke Ombudsman alsnog met terugwerkende kracht op dit punt zou wijzigen. De in de raadscommissie Algemene Zaken gevoer- de discussie heeft evenwel met zich meegebracht dat er niet op korte termijn een dergelijke wijziging van de Verordening op de Gemeentelijke Ombudsman te verwachten is, zeker niet met terugwer- kende kracht; er is vanuit gegaan dat de Verordening op dit punt vooralsnog van kracht blijft. De Gemeentelijke Ombudsman kan dan niet anders dan volgens de Verordening handelen en bij hem inge- diende klachten over gedragingen van de burgemeester anders dan in zijn hoedanigheid van zelfstandig bestuursorgaan c.q. voor- zitter van de gemeenteraad, i.c. dus als lid van het college van B&W en uit dien hoofde voorzitter van de raadscommissie Algemene Zaken onderzoeken en beoordelen. De Ombudsman heeft de klager eveneens in de gelegenheid gesteld zijn klacht nader toe te lichten, hetgeen mondeling is geschied. De Ombudsman heeft overwogen of de beslissing van het college van B&W in diens brief van 12 maart 1997 om de klacht van de heer Es- sers van 12 februari.1997 onder toepassing van artikel 7 onder d van de Klachtenverordening niet in behandeling te nemen voor hem aanleiding zou zijn de bij hem ingediende klacht van 14 maart 1997 eveneens niet in behandeling te nemen, zulks dan onder toepassing van de overeenkomstige bepaling in artikel 11 lid 2 onder d van de Verordening op de Gemeentelijke Ombudsman. De Ombudsman heeft daarvan afgezien. Daargelaten of hij al van mening zou zijn dat het gewicht van de gedragingen waarover geklaagd wordt en/of het belang van -de klager kennelijk onvoldoende is, meent hij dat het in het belang van de herkenning van de onafhankelijkheid van de Ombudsman, de expliciete behoefte van klager aan een inhoudelijk onderzoek en oordeel en het belang dat over (on)behoorlijkheid van gedragingen van collegeleden in principe geen onduidelijkheid blijft bestaan, in dit geval een formeel klachtonderzoek en oor- deel van de Ombudsman op voorhand al de voorkeur verdient. De Ombudsman heeft kennis genomen van de informatie zoals door het College in diens brief van 12 maart 1997 aan klager opgenomen. De Ombudsman heeft nader dossier- en stukkenonderzoek gepleegd, en ambtelijk informatie ingewonnen. |
| vervolgvel 8 |
BEVINDINGEN
Over de feiten heeft de Ombudsman zijn bevindingen weergegeven
onder "GEDRAGINGEN waarop de klacht betrekking heeft".
Over het historisch kader is de Ombudsman tot de volgende bevin-
dingen gekomen:
ad 1 Er is een systematische discrepantie tussen de letter
van het categoraal behandelvoorstel en -besluit bij
ingekomen stukken categorie B. en de al jarenlang gel-
dende praktijk v.w.b. het aan de orde stellen van de
betreffende ingekomen stukken in de éérstvolgende
commissievergadering resp. de ná de eerstvolgende com-
missievergadering plaatsvindende commissievergadering,
althans wanneer het ingekomen stukken betreft waarvan
de verwijzing naar de commissie plaatsvindt nadat de
betreffende commissie-agenda en commissie-stukken al
zijn.uitgegaan.
Het raadsbesluit van 12 juni 1996 tot indeling van de
ingekomen brief van 28 mei 1996 in categorie B en ver-
wijzing naar de commissie Algemene Zaken vond plaats
nadat de agenda en stukken voor de eerstvolgende com-
missievergadering al waren uitgegaan,conform de gebrui-
kelijke verzendingstermijn.
Dat het ingekomen stuk dan niet alsnog aan de agenda
van de eerstvolgende commissievergadering is toegevoegd,
is overeenkomstig het bestendig- gebruik in deze zulks
zo te doen, tenzij dringende redenen aanleiding geven
tot nazending.
Het is bestendig gebruik dat -overeenkomstig de bij het
categoraal behandelvoorstel en -besluit bij Ingekomen
Stukken categorie B van de raadsagendas- briefschrijvers
expliciet geïnformeerd worden over de agendering van hun
brief op een commissievergadering en uitgenodigd worden
om daarbij hun brief toe te lichten.
Dat klager niet is geïnformeerd over agendering van zijn
brief van 28 mei 1996 op vergadering van de commissie Al-
gemene Zaken van 12 september en is uitgenodigd tot het
geven van een toelichting is een omissie, waarvoor de Om-
budsman geen verklaring heeft kunnen vinden.
ad 2 De reactie van het college van B&W d.d. 20 mei 1996 op
brieven van klager dd 31 januari 1996 en 26 april 1996
inzake m.n. digitale ter beschikkingstelling van gemeen-
tebladen en aanbieding er van op Internet geschiedde op
ambtelijk advies van de inhoudelijke ambtelijke instan-
tie in deze, het Bureau Documentaire Informatievoorzie-
ning van de Afdeling Interne Zaken van de Bestuursdienst.
Kort daarna is klager door medewerkers van dat Bureau
betrokken bij de ontwikkeling van de technische mogelijk-
heid tot digitale terbeschikkingstelling van de gemeen-
tebladen en aanbieding op Internet, en de afstemming op |
| vervolgvel 9 |
gebruikersbehoeften. Op ambtelijk niveau werd daarbij
op veel kortere termijn dan nog in de brief van 20 mei
1996 was voorzien, nl. al tegen het einde van het zomer-
reces, inzicht verkregen in de financiële en organisa-
rische componenten van de uitgewerkte oplossingsrichtin-
gen en in de praktische uitvoerbaarheid. Binnen de amb-
telijke verantwoordelijkheid werden daarop beide produk-
ten (het Bestuurs-Informatie-Systeem met alle gemeente-
bladen/verordeningen, raadsbesluiten en raadsnotulen
en uitgekiende zoekprogramma's terzake)bij de provider
afgeleverd om op Internet geplaatst te worden.
Toen bleek dat op de agenda van de vergadering van de
Commissie Algemene Zaken van 12 sept. 1996 de brief van
klager aan de gemeenteraad van 28 mei 1996 was geplaatst
met het t.o.v. de raadsvergadering van 12 juni ongewij-
zigd behandeladvies om zich te conformeren aan de inmid-
dels door de ontwikkelingen achterhaalde inhoud van de
brief van het college van B&W van 20 mei 1996, werd van-
uit het werkteam (inmiddels onderdeel van Bureau Plan-
ning en Control van de Afdeling Personeel, Organisatie
en Informatie van de Bestuursdienst) ten behoeve van de
(voorzitter en) leden van de commissie Algemene Zaken
een memorandum opgesteld met de nieuwe informatie.
Over de ter kennisbrenging van het memorandum van 10 sep-
tember 1996 is vanwege de opstellers contact opgenomen
met de fungerend secretaris van de commissie Algemene Za-
ken. Deze heeft het memorandum aanvullend voor de leden
van de commissie ter inzage gelegd, doch niet bij de stuk-
ken ter openbare inzage op het Open Huis.
Of de voorzitter van de commissie op de hoogte was van het
bestaan van het memorandum en zijn inhoud, en of hij ken-
nis droeg van het ter visie gelegd zijn en niet aan de le-
den toegezonden zijn er van, heeft de Ombudsman niet onom-
stotelijk kunnen vaststellen.
Wel heeft de Ombudsman kunnen vaststellen dat noch stellers
noch de commissiesecretaris het memorandum aan klager heb-
ben doen toekomen.
Klager's betrokkenheid met het ontwikkelingsproces zelf
was evenwel voldoende om zijn mondelinge toelichting op
zijn brief van 28 mei 1996 in de commissievergadering
inhoudelijk aan te vullen met de dezelfde zakelijke infor-
matie als (naar achteraf bleek) in het memorandum stond.
Er is geen reden om de stelling van klager dat bij de be-
handeling van de brief van 28 mei in de commissievergade-
ring uit niets bleek dat de commissieleden kennis droegen
van het gegeven dat er een ambtelijk memorandum met die-
zelfde informatie ter visie had gelegen resp. kennis droe-
gen van de inhoud er van, en dat de inhoudelijke informa-
tie over de jongste ontwikkelingen die hij de commissie
meedeelde, blijkens de verbazing op het gezicht van de voor-
zitter ook voor deze nieuw leek te zijn, in twijfel te trek-
ken. |
| vervolgvel 10 |
ad 3 Het faxbericht van 30 oktober 1996 van klager had
de adressering "Aan de Raad van de gemeente Nijmegen,
t.a.v. de Commissie Algemene Zaken".
Het faxnummer waarnaar klager het zond was 323 59 92.
Dit faxnummer was evenwel het faxnummer van het bureau
Documentaire Informatievoorziening van de Afdeling In-
terne Zaken van de Bestuursdienst zoals vermeld op de
brief van het college van B&W van 20 mei 1996.
De ontvanger van het faxbericht heeft de fax doorgezon-
den naar de fungerend secretaris van de commissie Alge-
mene Zaken; de Ombudsman heeft niet kunnen vaststellen
wanneer (en dus met welke eventuele vertraging) deze de
faxtekst via de interne post heeft ontvangen, en dus
ook niet of dit vóór de commissievergadering van 7 no-
vember door de fungerend commissiesecretaris is ontvan-
gen.
Of de voorzitter van de Commissie Algemene Zaken vóór
of op 7 november kennis heeft gedragen van de inhoud
van deze faxtekst met de tekst van het als bijlage bij-
gevoegde memorandum van 10 september, heeft de Ombudsman
niet kunnen vaststellen.
ad 4 Het faxbericht van 5 februari 1997 van klager had
de adressering "Aan de voorzitter van de Commissie Al-
gemene Zaken, de heer mr. E.M. d'Hondt."
Het faxnummer waarnaar klager het zond was opnieuw
323 59 92, derhalve het faxnummer van het bureau Docu-
mentaire Informatievoorziening van de Afdeling Interne
Zaken van de Bestuursdienst zoals vermeld op de brief
van het college van B&W van 20 mei 1996.
De ontvanger van het faxbericht heeft de fax doorgezon-
den naar de fungerend secretaresse van de burgemeester
de Ombudsman heeft kunnen vaststellen dat deze het fax-
bericht op 6 februari heeft ontvangen. Hoewel klager in
zijn faxbericht meldt dat hij het eerdere faxbericht van
30 oktober als bijlage meezendt, heeft de secretaresse van
de burgemeester dit niet aangetroffen. Zij heeft nog de-
zelfde dag klager teruggefaxt met het verzoek dat eerde-
re faxbericht door te faxen naar het goede nummer van de
burgemeester t.w. faxnummer 329 22 92, Dit heeft hij per
omgaande gedaan.
Het faxbericht van 5 februari met dat van 30 oktober is
vervolgens direct ter kennis gebracht aan de burgemees-
ter. Via het Bureau Bestuurlijke en Juridische Zaken
(met het kenmerk van de fungerend secretaris van de com-
missie Algemene Zaken) is op 7 februari de gewraakte re-
actie van de burgemeester naar klager uitgegaan.
ad 5 In een begeleidend faxbericht bij de nadere toezending
van het faxbericht van 30 oktober 1996 op 6 februari 1997
merkt klager ter attentie van het secretariaat van B&W
op, dat hij zich aanbevolen houd voor een lijst met goede
faxnummers van alle gemeentelijke diensten afdelingen etc. |
| vervolgvel 11 |
De fungerend secretaresse van de burgemeester laat
klager daarop bij brief van dezelfde datum 6 februari
weten welke de twee faxnummers zijn van de leden van
het college van B&W (329.22.92 en 329.22.93 ) en welk
faxnummer daarvan voor welk collegelid in het bijzonder.
Klager zendt vervolgens per fax van 7 februari bericht
terug dat hij terzelfderdatum van het Open Huis ook de
twee faxnummers van de leden van het college van B&W
had verkregen maar dat de specificatie daarbij welk
faxnummer daarvan voor welk collegelid in het bijzonder
geldt niet met de informatie vanwege het secretariaat
van B&W overeenkomt.
In zijn klachtbrief aan het college van B&W van 12 fe-
bruari merkt klager op dat de lijst van het Open Huis
inmiddels is aangepast.
In het verlengde van zijn geschiedenis met de faxberich-
ten op 5, 6 en 7 februari 1997 stelt klager "het mag dui-
delijk zijn dat het voor burgers vrijwel onmogelijk is
om gebruik te maken van het juiste faxnummer".
De Ombudsman constateert dat terwijl er in de gemeente-
lijke organisatie eenveelheid is aan direct te bereiken
telefonische doorkiesnummers, gekoppeld aan onderscheiden
afdelingen en bureaux en daarbinnen -zij het soms met
enige verschuivingen- aan personen,
er een vergelijkbaar systeem is in faxnummers, zij het
in mindere hoeveelheid.
De Ombudsman constateert dat in externe correspondentie
onderscheiden bureaux in hun briefhoofd zowel een bureau-
telefoonnummer als een bureau-faxnummer vermelden.
De Ombudsman constateert dat bij het Open Huis op aan-
vraag van elk ambtelijk organisatie-onderdeel de corres-
ponderende telefoon- en faxnummers verkrijgbaar zijn,
waarbij hoogstens bij verschuivingen in de koppeling aan
personen binnen sub-onderdelen de informatie soms na-ijlt. |
| vervolgvel 12 |
Over de verantwoordelijkheden voor de gedragingen waarover de heer Essers klaagt, is de Ombudsman tot de volgende bevindingen gekomen. * Het niet agenderen van de brief van 28 mei 1996 in de éérst- volgende commissievergadering na de raadsvergadering van 12 juni 1996 maar pas in die daarná is formeel een gedraging van de voorzitter van de commissie algemene zaken, maar materieel een handeling vanwege het secretariaat van de commissie volgens bestendig gebruik. * Het niet melden aan klager dat de brief van 28 mei 1996 (niet op de commissievergadering van 27 juni, maar) op de commissie- vergadering van 12 september aan de orde gesteld werd, en het niet uitnodigen van klager om zijn brief ten overstaan van de commissie toe te lichten. is formeel een gedraging (nalaten te handelen) van de voorzitter van de commissie algemene zaken, in afwijking van het categoraal procedurebesluit terzake. * Het niet agenderen van de brief aan het begin van de agenda van de commissievergadering maar pas op het einde er van, is formeel een gedraging van de voorzitter van de commissie alge- mene zaken, maar niet in strijd met het categoraal procedurebesluit terzake. * Het slechts voor de commissieleden ter inzageleggen van het memorandum van 10 september 1996 is formeel een gedraging (mede omvattend nalaten te handelen in de vorm van verzenden of ter vergadering uitreiken) van de voorzitter van de commissie, in strijd met artikel 4 lid 3 van de Verordening op de Raads- commissies, maar is in concreto, voorzover het betreft het niet verzenden naar de leden maar wel ter visie leggen, een handeling vanwege het secretariaat van de commissie binnen de onmogelijkheid om het stuk via verzending nog tijdig de leden te doen bereiken. * Het niet in het Open Huis ter openbare inzage leggen van het me- morandum van 10 september 1996 is formeel een gedraging(nalaten te handelen) van de voorzitter van de commissie algemene zaken, en formeel in strijd met de strekking van artikel 19 lid 2 annex artikel 90 lid 2 van de Gemeentewet, maar is in concreto een nalaten te handelen vanwege het secre- tariaat van de commissie. * Het niet ter kennis brengen van het faxbericht van 30 oktober 1996 aan de leden van de commissie algemene zaken en het ook niet naar klager als afzender toe op reageren kan niet beschouwd worden als een gedraging van de voorzitter van de commissie, nu niet is vast te stellen of deze het faxbericht vóór 7 november onder ogen heeft gehad. * De reactie van 7 februari 1997 op het faxbericht van 5 februari 1997 komt volledig voor de verantwoordelijkheid van de burge- meester als voorzitter van de commissie. * Het doen functioneren van meerdere faxnummers voor onderscheiden organisatie-onderdelen van de gemeente in het algemeen, en voor collegeleden in het bijzonder. is géén gedraging van enig per- soon in de uitoefening van zijn functie, en al zeker niet van de voorzitter van de commissie algemene zaken. |
| 22 DEC. 1997 |
| Edited by RE | vervolg >> |